Integritetspolicy för Hajpa

Kort om Hajpa

Hajpa är en app för mötesplatser, som fritidsgårdar, ungdomshus och liknande verksamheter. Med Hajpa kan du checka in, se vad som händer, boka aktiviteter och få information från din mötesplats.

Policyn finns också i en förenklad version i Hajpa-appen, skriven för barn och unga. Den förenklade versionen är en lättläst översikt. Säger de två texterna olika saker gäller den här sidan, men den förenklade versionen ska aldrig läsas så att den ger dig färre rättigheter än du har enligt GDPR.

Två typer av personuppgiftsbehandling

I Hajpa hanteras dina personuppgifter på två olika sätt, av två olika ansvariga. Det är viktigt att du vet vem som ansvarar för vad.

1. Ditt Hajpa-konto: Punkt Fyra AB ansvarar

När du skapar ett konto i Hajpa uppstår en direkt relation mellan dig och Punkt Fyra AB. Punkt Fyra AB är personuppgiftsansvarig för ditt konto.

Det innebär att Punkt Fyra AB bestämmer hur kontouppgifterna hanteras och ansvarar för att de skyddas.

Vilka uppgifter hanterar vi?

Om du är under 18 år är din kontaktperson alltid din vårdnadshavare, som även har en juridisk roll. Då hanterar vi också:

Är du 18 år eller äldre är kontaktpersonen en person du själv väljer, och den har ingen rättslig roll i ditt avtal med oss.

Varför får vi hantera detta?

• Vuxna (18+): Vi behöver uppgifterna för att ge dig tillgång till tjänsten (avtal, GDPR art. 6.1.b)
• Ungdomar 13–17 år: Du samtycker själv, men din vårdnadshavare godkänner din användning (GDPR art. 6.1.a)
• Barn under 13 år: Din vårdnadshavare samtycker åt dig (GDPR art. 6.1.a och art. 8)

Verifiering via BankID

Samtycken och godkännanden lämnas i appen. Därefter verifierar vi kontaktpersonens identitet med BankID, så att vi vet att rätt person har lämnat dem. Verifieringen förmedlas av Svensk e-identitet AB, som är vårt personuppgiftsbiträde, till BankID-systemet. Din bank och Finansiell ID-Teknik BID AB, som driver BankID, ansvarar själva för sin behandling av dina uppgifter i BankID enligt ditt avtal med banken.

Texten som kontaktpersonen signerar innehåller bara kontaktpersonens egna uppgifter: namn, maskerat födelsedatum, roll (vårdnadshavare eller kontaktperson) och datum. Besökarens namn eller födelsedatum ingår inte i texten.

När signeringen är klar får vi tillbaka kontaktpersonens personnummer, namn och IP-adress samt signaturen. Uppgifterna lagras krypterat som bevis på genomförd verifiering (för vårdnadshavare: att rätt person lämnat samtycke eller godkännande; för andra kontaktpersoner: att identiteten verifierats). IP-adressen används inte till något annat.

Hur länge sparar vi uppgifterna?

• Så länge du har ett aktivt konto
• Konton som inte använts på 2 år raderas, med påminnelse 30 och 7 dagar innan
• Personnummer från BankID-verifiering gallras senast 2 år efter kontots radering, dock senast 5 år från verifieringstillfället
• Övrigt verifieringsbevis (signatur, namn och IP-adress) sparas i 2 år efter kontots radering

Ditt konto följer med dig. Om du byter mötesplats eller om din mötesplats slutar använda Hajpa, finns ditt konto kvar. Du kan alltid välja att radera det.

2. Din mötesplats: den organisation som driver den ansvarar

När du ansluter dig till en mötesplats i Hajpa blir du ansluten till den organisation som driver mötesplatsen, alltså till alla deras mötesplatser. Då behandlas uppgifter om att du är ansluten och om vad du gör där, till exempel att du checkar in, bokar en aktivitet eller får ett meddelande.

Den organisation som driver mötesplatsen är personuppgiftsansvarig för den behandlingen. Det kan vara en kommun, en förening eller en privat verksamhet. Punkt Fyra AB hanterar uppgifterna på deras uppdrag som personuppgiftsbiträde.

Det innebär att det är organisationen som bestämmer varför och hur dessa uppgifter behandlas. Punkt Fyra AB får bara använda dem enligt deras instruktioner.

Vilka uppgifter hanteras?

Varför får de hantera detta?

Den rättsliga grunden bestäms av din organisation, som är personuppgiftsansvarig.

• Kommuner och regioner: allmänt intresse (artikel 6.1 e)
• Andra organisationer, till exempel föreningar: Är du 13–17 år är grunden ditt samtycke (artikel 6.1 a). Är du under 13 år samtycker din vårdnadshavare åt dig (artikel 6.1 a och artikel 8). Är du 18 år eller äldre är grunden ditt avtal (artikel 6.1 b), och för att personalen ska kunna söka upp dig berättigat intresse (artikel 6.1 f)

Uppgifter om hälsa kräver alltid ett uttryckligt samtycke, oavsett organisation. Se Frågor om hälsa när du anmäler dig till en aktivitet nedan.

Du får veta vilken grund som gäller när du ansluter dig till en mötesplats i appen. Din organisation informerar dig närmare om detta.

Frågor om hälsa när du anmäler dig till en aktivitet

Ibland behöver personalen veta något om din hälsa inför en aktivitet, till exempel om du har en allergi. Då finns frågorna i ett eget block när du anmäler dig.

• Det är frivilligt. Du får vara med på aktiviteten även om du inte svarar.
• Vem som samtycker beror på din ålder. Är du 13 år eller äldre samtycker du själv. Är du under 13 år är det din vårdnadshavare som samtycker åt dig. Din vårdnadshavares godkännande av ditt Hajpa-konto gäller inte svaren om hälsa.
• Grunden. Är det en kommun eller region som ordnar aktiviteten gäller både dess uppgift av allmänt intresse (artikel 6.1 e) och ett uttryckligt samtycke till just svaren om hälsa (artikel 9.2 a). För andra organisationer är grunden det uttryckliga samtycket (artikel 6.1 a och artikel 9.2 a).
• Samtycket kan tas tillbaka i appen när som helst, av den som gav det. Då raderas svaren, och du är fortfarande anmäld.
• Avbokar du din plats raderas svaren direkt.
• Hur länge. Svaren raderas senast 30 dagar efter aktiviteten.

Har du frågor om denna behandling? Kontakta din organisation direkt, det är de som ansvarar. Om du inte vet vem du ska kontakta, hjälper vi dig att hitta rätt.

Vad ser personalen?

Personal på din mötesplats ser ditt namn, din födelsedag och ditt telefonnummer från ditt Hajpa-konto när du checkar in, bokar en aktivitet eller kommunicerar via appen. Personalen ser även din kontaktpersons namn och kontaktuppgifter (för besökare under 18 år är detta din vårdnadshavare).

Så länge du är ansluten till organisationen kan personalen på dess mötesplatser också söka upp dig i Hajpa. Det går även om du inte har varit på någon av deras mötesplatser på länge. Sökningen är alltså något annat än det personalen ser när du checkar in.

Sökningen finns för att personalen ska kunna nå dig eller din kontaktperson om något har hänt som rör tryggheten eller säkerheten i verksamheten, till exempel ett bråk eller ett hot.

När personalen söker upp dig ser de:

• samma uppgifter som ovan: ditt namn, din födelsedag, ditt telefonnummer och din kontaktpersons namn och kontaktuppgifter
• att du är ansluten till organisationen
• din föredragna mötesplats, om du har valt en

Sökningen visar inte vilka mötesplatser du har varit på eller när. Den visar inte heller var eller när du blev ansluten.

Var och när du har checkat in kan personalen bara se för de senaste 14 dagarna. De ser det bara för de mötesplatser som de själva har tillgång till.

Varje gång någon i personalen öppnar dina uppgifter via sökningen sparas vem det var och när, så att organisationen kan kontrollera att ingen tittar utan anledning. Den uppgiften sparas i 12 månader. Det personalen skriver i sökfältet sparas inte.

Vill du inte längre vara ansluten kan du höra av dig till din organisation, eller till oss på dataskydd@punktfyra.se, så tar vi bort anslutningen. Då kan personalen inte söka upp dig längre, men ditt Hajpa-konto finns kvar och du får fortfarande gå till mötesplatsen. Ansluter du dig igen blir det en ny anslutning, och du får samma information som första gången. Du kan också radera hela ditt Hajpa-konto, se Radera ditt Hajpa-konto nedan.

Om du är 18 år eller äldre gör Punkt Fyra AB det möjligt för personalen att söka upp dig med stöd av berättigat intresse (artikel 6.1 f): att personalen ska kunna nå dig eller din kontaktperson om något har hänt som rör tryggheten eller säkerheten i verksamheten. Du kan invända när som helst genom att be om att få lämna organisationen, enligt ovan. Är du under 18 år gäller ditt samtycke, eller din vårdnadshavares samtycke om du är under 13 år.

Personalen kan inte se uppgifter från andra organisationers mötesplatser, och inte heller om du är ansluten till någon annan.

Anonymiserad statistik

Vi tar fram statistik om hur Hajpa används i stort, till exempel hur många mötesplatser som är anslutna eller hur många incheckningar som görs totalt. Denna statistik är helt anonymiserad och kan inte kopplas till dig eller din mötesplats. Anonymiserad data är inte personuppgifter.

Barnsäkerhet

Hajpa riktar sig till barn och unga och vi tar deras säkerhet på största allvar. Punkt Fyra AB har nolltolerans mot alla former av sexuella övergrepp mot och exploatering av barn (CSAE) samt material som visar sådana övergrepp (CSAM).

Vi har en utsedd barnsäkerhetsansvarig som hanterar alla CSAE-relaterade ärenden. Om du upptäcker olämpligt innehåll eller beteende i Hajpa, kontakta oss omedelbart på dataskydd@punktfyra.se. Du kan vara anonym. Alla rapporter behandlas konfidentiellt. Vid bekräftad misstanke tas innehåll bort omedelbart, kontot stängs av och ärendet polisanmäls. Fullständig information om vår hanteringsprocess finns i våra användarvillkor, §5.1.

Säkerhet

Vi skyddar dina uppgifter med:

• Kryptering vid lagring och överföring
• Rollbaserad åtkomstkontroll: personal ser bara det de behöver
• Stark autentisering för vår personal
• Regelbundna säkerhetskontroller
• All data lagras inom EU/EES. Det enda som lämnar EU/EES är de tekniska uppgifter som behövs för pushnotiser och appuppdateringar, se Vilka vi delar uppgifter med

Vi säljer aldrig dina uppgifter och använder dem inte för reklam. Tar någon annan över Hajpa eller vår verksamhet följer uppgifterna med till den nya ägaren, som då åtar sig att följa den här policyn. Vi berättar det i förväg, se användarvillkoren avsnitt 15.

Tekniska loggar

För att hålla Hajpa säkert och fungerande för vi tekniska loggar med till exempel IP-adresser, tidsstämplar och felrapporter från appen (enhetsmodell, operativsystem och vad som gick fel, men inte vem du är). Vi har ett berättigat intresse av att upptäcka intrångsförsök, felsöka och utveckla tjänsten (GDPR art. 6.1.f). Loggarna sparas i högst 12 månader. När appen hämtar uppdateringar och registrerar sig för pushnotiser ser leverantören Expo din telefons nätverksadress och ett tekniskt installations-id, se Vilka vi delar uppgifter med.

Bevis på samtycken, godkännanden och BankID-verifieringar för ditt Hajpa-konto sparas i 2 år efter att kontot raderats, se Hur länge sparar vi uppgifterna ovan. Bevis på samtycken till din organisations behandling sparas enligt tabellen under Din mötesplats.

Webbplatsen hajpa.nu använder inga cookies för statistik eller marknadsföring och hämtar inga skript från andra företag. Den sparar bara det som behövs för att den ska fungera: ditt val av tema och språk, och din inloggning när du som vårdnadshavare loggar in på webbplatsen och godkänner ditt barns konto. Därför behöver vi inte fråga om cookies. Mer om det finns på hajpa.nu/cookies.

Inga automatiserade beslut

Vi fattar inga beslut om dig helt automatiskt som har rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar dig i väsentlig grad.

Om något går fel

Inträffar en personuppgiftsincident som innebär en hög risk för dig informerar vi dig utan onödigt dröjsmål. Vi anmäler incidenten till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) enligt GDPR artikel 33, och informerar din mötesplats om incidenten rör deras uppgifter.

Vilka vi delar uppgifter med

Vi anlitar ett fåtal leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden:

• Scaleway S.A.S. (Frankrike) för drift och lagring av Hajpa, i Paris
• OnlineCity.io ApS, GatewayAPI (Danmark) för sms med verifieringskoder och notiser, med drift i Tyskland
• Svensk e-identitet AB (Sverige) för förmedling av BankID-verifiering, med drift i Sverige
• Expo (650 Industries, Inc.), Apple och Google (USA) för att leverera pushnotiser till din telefon

Pushnotiser

Notiser till din telefon kan bara levereras genom Apples och Googles egna tjänster, och vi skickar dem via Expo. De tre får en teknisk kod som identifierar din telefon, inte dig, och en fast text som till exempel "Du har något nytt i Hajpa" eller "Din vårdnadshavare har godkänt ditt konto". Vad notisen gäller hämtar appen från våra servrar i EU när du öppnar den. Notiserna innehåller alltså aldrig namn, mötesplats eller annat om dig. Du väljer själv: stänger du av pushnotiser under Notiser i appen tar vi bort koden och skickar inget till Expo, Apple eller Google. Koden tas också bort om du avinstallerar appen eller raderar ditt konto.

Expo får enligt sina egna villkor också använda uppgifterna i sammanställd eller avidentifierad form för att förbättra sina tjänster. Den användningen sker inte på vårt uppdrag, och Expo ansvarar själv för den. Det Expo har att sammanställa är den tekniska koden och telefonens nätverksadress, aldrig något om vem du är.

Vid BankID-verifiering behandlas kontaktpersonens uppgifter också av kontaktpersonens bank och av Finansiell ID-Teknik BID AB, som driver BankID. De ansvarar själva för den behandlingen.

Alla uppgifter om dig lagras och behandlas inom EU/EES. Det enda som lämnar EU/EES är den tekniska koden för pushnotiser, som går till Expo, Apple och Google i USA, och telefonens nätverksadress och installations-id, som Expo ser när appen registrerar sig för notiser och hämtar uppdateringar. Expo och Google är certifierade enligt EU-U.S. Data Privacy Framework, och vi har standardavtalsklausuler med alla tre. Den fullständiga listan, inklusive leverantörernas egna underleverantörer och datum för senaste ändring, finns på hajpa.nu/underbitraden.

Personal på din mötesplats ser dina uppgifter enligt avsnittet Vad ser personalen ovan. Utöver det lämnar vi bara ut uppgifter om lagen kräver det.

Vi delar aldrig dina uppgifter med annonsnätverk, marknadsföringsföretag, sociala medier eller datamäklare.

Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt att:

• Se vilka uppgifter vi har om dig
• Rätta felaktiga uppgifter
• Radera dina uppgifter och ditt konto
• Begränsa behandlingen i vissa fall
• Flytta dina uppgifter till en annan tjänst (dataportabilitet)
• Invända mot viss behandling
• Återkalla samtycke, utan att det påverkar lagligheten av behandling som skett innan

Vem kontaktar du?

Vi besvarar förfrågningar inom 30 dagar.

Om du inte är nöjd med hur dina uppgifter hanteras har du rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

Radera ditt Hajpa-konto

Du har rätt att när som helst begära att ditt Hajpa-konto och tillhörande personuppgifter raderas.

Så här begär du radering

I appen gå till din profil, välj Integritet och villkor och sedan Radera konto, eller skicka ett mejl till dataskydd@punktfyra.se från den e-postadress eller med det telefonnummer som är kopplat till ditt konto.

Ange "Begäran om kontoradering" som ämne.

Är du under 13 år ska din vårdnadshavare skicka begäran för din räkning.

Raderar du kontot i appen tas det bort direkt. Begär du radering via mejl bekräftar vi mottagandet inom 7 dagar och raderar ditt konto inom 14 dagar efter bekräftad begäran.

Detta raderas

• Profilinformation: namn, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum
• Profilbild
• Kommunikation, bokningar och feedback kopplade till ditt konto
• Kontaktpersonens uppgifter, om endast kopplade till ditt konto
• Din anslutning till organisationer. Personalen kan inte längre söka upp dig

Detta kan finnas kvar en tid (av lagliga eller säkerhetsskäl)

• Incheckningar från de senaste 14 dagarna raderas eller anonymiseras enligt sin egen lagringstid, och kan därför finnas kvar i upp till 14 dagar efter att kontot raderats
• Anonymiserad närvarostatistik kan ingå i mötesplatsens verksamhetsstatistik i upp till 5 år (k-anonymitet, kan inte spåras till dig)
• Uppgiften om att någon i personalen öppnat dina uppgifter via sökningen sparas i 12 månader
• Bevis på dina samtycken till organisationens behandling sparas så länge de använder Hajpa, och 2 år efter det
• Tekniska säkerhetsloggar sparas upp till 12 månader
• Bevis på BankID-verifiering (signatur, namn och IP-adress) sparas i 2 år efter kontots radering. Personnumret raderas senast 2 år efter kontots radering, och aldrig senare än 5 år efter verifieringen

Om du är vårdnadshavare

Dina uppgifter (namn, telefonnummer och e-postadress) har lämnats till oss av ditt barn eller av personalen på mötesplatsen när barnets konto skapades, eller av dig själv när du godkände barnets användning.

Som vårdnadshavare lämnar du samtycke till ditt barns Hajpa-konto om barnet är under 13 år, och godkänner barnets användning av Hajpa om barnet är 13–17 år. Du bekräftar det med BankID. Dina egna uppgifter som vårdnadshavare behandlar vi med stöd av vårt berättigade intresse av en verifierad och säker kontaktkedja (GDPR artikel 6.1 f). Har du ett eget Hajpa-konto gäller avsnittet om ditt Hajpa-konto för det. Du kan:

• Se och hantera ditt barns konto
• Återkalla samtycke när som helst
• Begära radering av barnets uppgifter

Att återkalla samtycke innebär att barnet inte längre kan använda appen, men barnet utesluts inte från mötesplatsens verksamhet.

Ställer personalen frågor om hälsa inför en aktivitet gäller ett eget samtycke, se Frågor om hälsa när du anmäler dig till en aktivitet. Är barnet under 13 år är det du som samtycker, och du kan ta tillbaka samtycket i appen. Är barnet 13–17 år samtycker barnet själv. Ditt godkännande av barnets konto gäller inte svaren om hälsa.

Om du är kontaktperson för en besökare 18 år eller äldre

Besökare som är 18 år eller äldre anger en kontaktperson, i första hand en förälder, i andra hand en annan närstående. Om någon har angett dig som sin kontaktperson gäller det här. Dina uppgifter har lämnats till oss av den besökare som angett dig som kontaktperson.

Varför vi sparar dina uppgifter

Vi registrerar dig som kontaktperson så att vi och besökarens mötesplats kan nå dig om något händer, och för att hålla en trygg och verifierad kontaktkedja. Vi gör det med stöd av vårt berättigade intresse av en säker kontaktkedja (GDPR artikel 6.1 f), inte ditt samtycke. Det betyder att du har rätt att säga nej, se Dina rättigheter nedan.

Vad vi sparar

• Ditt namn
• Ditt telefonnummer och/eller din e-postadress
• Ditt personnummer, krypterat, som bevis på att du har verifierats med BankID. Vi får hantera personnummer när det är klart motiverat av säkerhetsskäl, vilket svensk dataskyddslag tillåter, och vi lagrar det bara som verifieringsbevis.
• Signaturen från BankID och den IP-adress du verifierades från, som del av samma verifieringsbevis

Vad personalen ser

Personal hos den organisation som besökaren är ansluten till ser ditt namn och dina kontaktuppgifter så att de kan nå dig, även när besökaren inte varit på någon mötesplats på länge. De ser inte ditt personnummer.

Hur länge vi sparar

Så länge du är registrerad som kontaktperson. Ditt personnummer raderas senast 2 år efter att kontot raderats, och aldrig senare än 5 år efter att du verifierades. Övrigt verifieringsbevis raderas 2 år efter att kontot raderats.

Dina rättigheter

Du kan när som helst säga nej till att vara kontaktperson (invända mot behandlingen) och begära att vi tar bort dina uppgifter. Då behöver besökaren utse en ny kontaktperson. Du kan också begära att få se, rätta eller begränsa dina uppgifter. Vill du utöva dina rättigheter eller har frågor, kontakta vårt dataskyddsombud på dataskydd@punktfyra.se. Du har även rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontaktuppgifter

Mejl som du skickar till oss sparas så länge ärendet pågår och raderas därefter.

Ändringar av den här policyn

Vi kan behöva uppdatera policyn, till exempel när Hajpa får nya funktioner eller när vi byter leverantör. Datumet överst på sidan visar när den senast ändrades. Vid väsentliga ändringar informerar vi dig i appen minst 30 dagar innan de börjar gälla. Ändringar som krävs enligt lag eller beslut av myndighet kan börja gälla tidigare. Påverkar ändringen något som du, eller din vårdnadshavare, har samtyckt till ber vi om ett nytt samtycke.